O aplicație pentru o grădiniță privată din Chișinău, care ține împreună copiii, banii și echipa, în ambele filiale

Problema de business

O grădiniță privată cu două filiale ține evidența a zeci de lucruri mici în fiecare zi: cine a venit, cine a plătit, cine trebuie anunțat, ce se gătește, cine din echipă e în concediu. Taxa lunară e stabilită în euro, dar părinții plătesc în lei, în numerar, cu cardul sau prin transfer, uneori pentru mai multe luni deodată sau pentru doi frați.

Fiecare plată trebuie convertită la cursul Băncii Naționale din ziua încasării, repartizată pe luni și regăsită apoi în raportul pentru contabilitate. În plus, fiecare filială are calculatoarele ei, personalul e comun, iar aplicația are de acoperit multe domenii deodată: copii, prezență, bazin, vizite, meniu, personal și salarii, acorduri pentru părinți.

Să găsim împreună cu echipa grădiniței o soluție care adună copiii, plățile, prezența și personalul într-un singur loc, astfel încât directoarea să vadă oricând cine a plătit și cine trebuie anunțat, fără să depindă de internet.

• Două monedePrețul e în euro, încasarea în lei, la cursul Băncii Naționale din ziua plății. Cursul se îngheață pe plată, iar plata se împarte pe luni, ca restanța, calculată în lei, să nu se schimbe singură când se mișcă cursul
• Fără internet garantatAplicația merge complet pe calculator, fără conexiune
• Mai multe calculatoare și filialeFiecare filială are calculatoarele ei, personalul e comun, iar aplicația e pregătită pentru mai multe calculatoare și filiale; când două calculatoare modifică același lucru, aplicația arată diferența, nu alege în locul omului
• Date sensibile despre copii și personalAccesul se dă pe calculator și pe modul, salariile stau sub PIN, iar datele medicale nu pleacă niciodată prin Telegram
• UtilizatoriEducatoare, recepție și contabilă fără pregătire tehnică; fiecare vede doar ce îi trebuie, iar ștergerea definitivă cere o confirmare scrisă

Soluția oferită

Nu am început cu ecrane. Am pornit de la ziua de lucru a grădiniței: dimineața se marchează prezența, peste zi vin părinții la plată sau sosesc transferuri, seara se închide casa, la final de lună se pregătește raportul pentru contabilă. Am scris împreună cu clientul un document cu cerințele și o listă de decizii, cu dată, iar întrebările rămase deschise au stat pe o listă separată până au primit răspuns.

Apoi am construit în ordinea zilei, urmărind cine introduce ce: educatoarea marchează prezența, recepția programează vizitele părinților noi, contabila înregistrează plățile, iar directoarea vede încasările și ce cere atenție și primește un rezumat dimineața. Aplicația propune suma exactă la cursul zilei, o împarte pe luni și tipărește chitanța pe loc, inclusiv pe imprimanta termică de 58 mm. Transferurile fără nume clar ajung într-un loc separat, unde aplicația sugerează copilul.

Ecrane cu date demonstrative

Ce a câștigat clientul

Grădinița lucrează acum într-o singură aplicație. Directoarea vede pe un ecran cine a plătit și cine e în urmă, restanțele se calculează singure, în lei, iar contabila scoate raportul pe lună, trimestru sau an direct în Excel. Chitanțele se tipăresc pe loc, aplicația merge și fără internet, iar fiecare modificare rămâne în istoric, cu copii de siguranță automate.

După lansare, Codepedia oferă 6 luni de mentenanță: reparăm erorile și ne ocupăm de situațiile neprevăzute.

Cum arată

Ecrane cu date demonstrative

Din blog